Assertività e Feedback costruttivo

Assertività e Feedback costruttivo

Assertività, aggressività, passività

L’ assertività è la capacità di esprimere le proprie opinioni ed emozioni in modo chiaro, diretto , trasparente mantenendo l’ ascolto ed il rispetto anche dell’ altra persona. E’ quindi una terza via, una valida alternativa ai due poli opposti: l’ aggressività e la passività. Uno dei comportamenti relazionali in cui è più utile lo stile assertivo è il feedback.

Inteso come commento, reazione, apprezzamento o meno della comunicazione dell’ altro,  il feedback è un momento centrale delle relazioni interpersonali. Ciascuno di noi dà e riceve costantemente feedback, sia nella sua vita professionale che in quella privata o sociale. 

E’ però raro che lo si analizzi come importante veicolo di informazioni e che gli si dedichi l’attenzione che meriterebbe. E’ infatti, il feedback, un ricchissimo tesoro che contiene migliaia di informazioni utili per una corretta ed efficace gestione del processo di comunicazione.

Ciò che occorre capire è che dare e ricevere un feedback necessita della conoscenza di tecniche e di esercizio, non è vero ciò che molti pensano, che sia governato dall’istinto.  Tutt’altro: è un momento molto ragionato della conversazione. In cui emerge in modo netto la prevalenza di uno stile: aggressivo, passivo o, per l’ appunto, assertivo!

Tipi di feedback

Il feedback lo si dà e lo si riceve e generalmente lo si distingue in:

1. Feedback positivo
2. Feedback negativo

Il feedback positivo, detto anche elogio, viene usato per congratularsi o incoraggiare uno studente, un collega, un amico. E’ facile apprezzare un feedback positivo ed è importante riceverlo perché consente di comprendere quanto sono apprezzati gli sforzi fatti ed essere rassicurati rispetto alla propria performance.

Si intende per feedback positivo un messaggio di conferma positiva di un ns modo di essere, agire, comunicare, muoverci nel mondo o in quella relazione (può anche essere un semplice “che piacere vederti”!).

Ciò che è importante ricordare è che quando riceviamo un feedback è come se trovassimo un tesoro del ns interlocutore, ovvero: all’interno del feedback che ci viene dato esistono migliaia di informazioni su ciò che piace, interessa, apprezza, stima, condanna, ama, detesta il nostro interlocutore.

Però spesso, tutti noi, quando riceviamo un elogio tendiamo a gustarci quella piacevole sensazione di soddisfazione e non registriamo altro. Sarà importante invece registrare mentalmente tutte le informazioni che generosamente l’altro mi regala nella sua attività di feedback.

Lo stesso vale per un feedback negativo, questo generalmente ci infastidisce e la persona che lo esprime viene a volte vista come “troppo severa” o  “maleducata” etc.. ma ci si chiede poco sulle informazioni che quel messaggio ha inviato (su di noi e sul ns interlocutore).

Come si usa il feedback

Una caratteristica importante che dovrebbe sempre avere il feedback negativo è che dovrebbe sempre essere COSTRUTTIVO, in quanto dovrebbe aiutare l’altro a migliorare e non a chiudersi in modo difensivo e certo poco collaborativo.

Fare questo è estremamente difficile: è una COMPETENZA! Molte persone non sanno dare feedback negativi e commettono danni irreparabili volendo comunque trovare delle altre modalità. Si ha paura di offendere, di urtare i sentimenti altrui, di non essere in grado di gestire le relazioni potenzialmente emotive.  Il primo segreto è concentrarsi sempre più sul comportamento realmente osservato piuttosto che sulle caratteristiche personali.

Anche ricevere un feedback negativo è un’esperienza emotiva coinvolgente, che spesso scatena l’impulso di controbattere, discutere, pensare ad una possibile ritorsione. 

Sarà invece importante:

• Ascoltare
• Non interrompere
• Sollecitare una verifica o un spiegazione delle informazioni che non ci sono chiare
• Riflettere con obiettività su quanto ascoltato
• Ringraziare sempre e poi rispondere se necessario

Quando si usa il feedback

Quando si vuole dare un feedback a qualcuno è molto importante porsi alcune domande, come ad esempio:

E’ il momento giusto per effettuare il feedback? Conoscere lo stato d’animo dell’altro potrebbe essere molto importante per l’efficacia dell’azione

E’ il luogo adatto? Anche l’ambiente e la ritualizzazione del processo di comunicazione influenzano il raggiungimento dell’obiettivo

E’ la persona giusta cui dare il feedback? Soprattutto quando si tratta di un feedback negativo e si è arrabbiati occorre con calma considerare se la persona a cui ci rivolgiamo è la persona giusta e più utile a risolvere il problema

Qual è il modo migliore per trasmettere il messaggio?  Un incontro, una telefonata, un messaggio scritto… occorre individuare il più idoneo rispetto allo scopo

Il feedback è giustificato e motivato?   Considerate sempre la situazione in tutti i suoi aspetti e formulate un feedback puntuale, obiettivo e specifico

Quali problemi può provocare?  Occorre sempre assicurarsi che il feedback non inibisca o interferisca con le competenze del nostro interlocutore e la sua performance ecco perché deve sempre essere formulato in modo costruttivo tanto più quando è negativo

Il feedback potrebbe mettere a repentaglio il rapporto con l’ altra persona? I temi affrontati dovranno sempre essere relativi alla performance con un linguaggio chiaro e preciso che non crei barriere

Regole per dare feedback

• TIENI CONTO DEI BISOGNI Dl CHI RICEVE IL FEEDBACK E DEL MOMENTO IN CUI Cl SI TROVA
• FOCALIZZATI SULLA SITUAZIONE / PROBLEMA, DESCRIVENDO COMPORTAMENTI SPECIFICI E NON RIFERENDOTI ALL’INTERLOCUTORE COME PERSONA (NON GIUDICARLO)
• FAI RIFERIMENTO AD EVENTI VICINI NEL TEMPO E INERENTI ESCLUSIVAMENTE L’INTERLOCUTORE
• CONCENTRATI SU MODALITÀ OPERATIVE VERSO CUI L’INTERLOCUTORE PUÒ EFFETTIVAMENTE INTERVENIRE; OFFRI SUGGERIMENTI PER MIGLIORAMENTI E AZIONI ALTERNATIVE
• NON “SOVRACCARICARE” L’INTERLOCUTORE CON TROPPE ANNOTAZIONI
• SII COSTRUTTIVO E PROPOSITIVO NELLE TUE CONCLUSIONI, NON DOGMATICO
• SII PRECISO, NON VAGO
• DÌ CIO CHE TU HAI OSSERVATO
• COMUNICA USANDO PRONOMI PERSONALI COME “10”, “MIO”
• COMUNICA IL FEEDBACK IN MODO RISPETTOSO, CHE ESPRIMA ACCETTAZIONE E COMPRENSIONE DELL’ALTRO
• I GIUDIZI Dl VALORE DEVONO ESSERE ESPRESSI COME TALI, NON COME DATI Dl FATTO
• SOLLECITA SOLUZIONI
• SOLLECITA L’IMPEGNO PER MIGLIORARE IL COMPORTAMENTO
• SE REAGISCE IN MODO DIFENSIVO O EMOTIVAMENTE, NON PROCEDERE SENZA AFFRONTARE LA SITUAZIONE
• RICONFERMA LA FIDUCIA
• VERIFICA LA CORRETTA COMPRENSIONE DA PARTE DELL’INTERLOCUTORE

Regole per accettare feedback

• ASCOLTA E PARTECIPA CON ATTENZIONE
• NON INTERROMPERE FINO A CHE L’INTERLOCUTORE NON ABBIA FINITO Dl PARLARE
• RIFLETTI SU CIÒ CHE ASCOLTI, PER CONTROLLARE CHE LA TUA PERCEZIONE SIA PRECISA
• CHIEDI SPIEGAZIONI, CHIARIFICAZIONI ED ESEMPI Dl ASPETTI CHE NON Tl SONO CHIARI
• VALUTA ATTENTAMENTE L’ACCURATEZZA E L’UTILITÀ POTENZIALE Dl CIÒ CHE VIENE  DISCUSSO
• CERCA Dl NON RINCHIUDERTI IN UNA POSIZIONE DIFENSIVA MA PRENDI NOTA Dl PUNTI DA APPROFONDIRE IN SEGUITO
• RACCOGLI INFORMAZIONI AGGIUNTIVE (PER ES. OSSERVANDO IL TUO COMPORTAMENTO IN ALTRE SITUAZIONI ED ANNOTANDO LE REAZIONI DEGLI ALTRI)
• RINGRAZIA SEMPRE E POI RISPONDI SE NECESSARIO